(Werbung) – Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen stellen externe Lohnbüros eine praktische Lösung dar. Auf diese Weise ist es auch für kleinere Firmen möglich eine DSGVO-konforme, moderne Kommunikationsschnittstelle zwischen Unternehmen, Steuerberater und Mitarbeitenden zu haben.
Möglichkeiten ausgelagerter Personalabrechnungen
Die digitale Kommunikationslandschaft von heute bietet unendliche Varianten für das Outsourcen von Personalabrechnungen. Externe Lohnbüros stellen somit eine enorme Entlastung des Personalbereiches eines Unternehmens dar.
Gründe für eine Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Die folgenden Argumente sprechen für eine Auslagerung an einen externen Anbieter.
• Das Unternehmen spart Zeit und Geld.
• Die Effizienz wird erhöht.
• Es besteht kein Risiko durch Ausfälle von Abrechnungsfachkräften.
• Die Kommunikation erfolgt digital, rechtssicher und DSGVO-konform.
• Es besteht eine größere Sicherheit vor Identitätsdiebstahl, Manipulation und Unterschlagung.
• Das Unternehmen profitiert vom professionellen Fachwissen eines Spezialisten.
Weitere Serviceleistungen externer Lohnbüros:
Auf Wunsch übernehmen externe Personaldienstleister auch viele weitere Tätigkeiten wie beispielsweise Mitarbeiterstammdatenverwaltung, weiterführende relevante Lohnunterlagen, die Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge und VWL-Verträge. Die termingerechte Meldung der Sozialversicherungs- und Lohnsteuermeldungen wird auf diese Weise ebenfalls garantiert.
Auch zusätzliche, unangenehme Aufgaben gehören dazu wie das Bearbeiten von Lohnpfändungen und Darlehen. Darüber hinaus sind auch Arbeiten im Kontext des Jahreswechsels und die Archivierung der Unterlagen sinnvolle weitere Dienstleistungen, die ausgelagert werden können. Die meisten Lohnbüros bieten auch Hilfestellungen bei der Betriebsprüfung und klären gerne auch Sachverhalte mit Behörden. Generell werden alle Bewegungsdaten verarbeitet und die Erstellung von Zahlungs- und Buchungslisten ist ebenfalls Teil des Aufgabenbereichs externer Lohndienstleister.
Attraktive Zusatzleistungen
Viele externe Lohnbüros gehen auch Kooperationspartnerschaften mit Steuerberatungsbüros ein und die mittelständischen Unternehmen profitieren auf diese Weise von diesem Synergieeffekt. Viele weitere Zusatzleistungen wie die Erstellung von Arbeitszeugnissen wird ebenfalls angeboten. Diese Zusatzangebote sind sehr interessant, da die Personalabteilung und auch die Unternehmensleitung ansonsten viel Zeit darauf verwenden muss. Hinzu kommt, dass das Ergebnis bei einer internen Bearbeitung innerhalb des Unternehmens auch nicht immer rechtssicher ist und der hohe Aufwand zu Frustration bei allen Beteiligten führt: der Personalabteilung, dem Vorgesetzten und dem Zeugnisempfänger. Das Abwickeln der gesamten Personalakte ist ebenfalls eine Option bei der Verträge, Einstellungen, Kündigungen und andere Personalthemen an das Lohnbüro ausgelagert werden.
Alternative Formen der Zusammenarbeit
Sollte das Unternehmen Teilbereiche der Personalbetreuung nicht auslagern wollen, sind die meisten Lohnbüros flexibel und bieten auf Wunsch andere, individuelle Formen der Zusammenarbeit an bei denen einige Tätigkeiten weiterhin selbst im Unternehmen durchgeführt werden können.
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